PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN

A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi. Tingkatan manajemen dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu manajemen tingkat bawah (tingkat operasional), manajemen tingkat menengah (tingkat taktik), dan manajemen tingkat atas (tingkat strategik).

Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan. Kebutuhan informasi yang berbeda ini dapat diketahui dari masing-masing kegiatan manajemen tersebut. Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut ini.

1.    Perencanaan strategik (strategic planning) merupakan kegiatan manajemen tingkat atas.

2.    Pengendalian manajemen (management control) merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah.

3.    Pengendalian operasi (operational control) merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah.

1.    Perencanaan Strategik

Anthony dan Dearden (1980) mendefinisikan perencanaan strategic sebagai proses penentuan tujuan-tujuan (goals) dari organisasi dan strategistrategi yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Pada dasarnya perencanaan strategik, meliputi berikut ini.

a.    Proses evaluasi lingkungan luar organisasi

Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan-perubahan ini mungkin dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi-strategi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatankesempatan pasar, teknologi, tekanan-tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan lain sebagainya. Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi. Oleh karena itu, manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya. Manajemen tingkat atas harus dapat bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan oleh lingkungan luar, misalnya produk baru, pasar baru, pengembangan pasar. Selain itu, manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.

b.    Penetapan tujuan

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat  atas di dalam proses perencanaan strategik yang bersifat jangka panjang (long-range). Misalnya, tujuan perusahaan adalah dalam waktu 5 tahun menjadi penjual yang terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar.

c.    Penentuan strategi

Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Inilah yang disebut dengan strategi. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber daya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih. Sumber-sumber daya organisasi dapat berupa sumber-sumber daya yang terlihat seperti misalnya material, modal, personil serta sumber-sumber daya kesempatan-kesempatan lingkungan luar organisasi. Contoh strategi adalah strategi low cost leadership, inovasi, fokus. Manajemen dapat memilih satu atau lebih strategi yang sesuai dengan lingkungan persaingannya. Apabila strategi ini berhasil dilakukan maka tujuan organisasi akan dapat tercapai. Strategi ditentukan dan diformulasikan oleh manajemen tingkat atas dan diimplementasikan oleh manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah.

2.    Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen (management control) adalah sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik (tactical level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka pendek, kurang atau sama dengan satu tahun. Masing-masing manajemen bagian bertanggung jawab mengendalikan penggunaan sumber-sumber daya di dalam organisasi dengan efisien dan efektif. Pusat-pusat pertanggungjawaban (responsibility centers) merupakan komponen dari sistem pengendalian manajemen, yang dapat berbentuk pusat biaya (cost center), pusat laba (profit center) dan pusat investasi (investment center). Sasaran-sasaran (objectives) harus dipasang supaya sumber-sumber daya menjadi optimal. Penetapan standar adalah penerapan sasaran-sasaran yang akan dicapai. Masing-masing manajer pusat pertanggungjawaban mewujudkan strategi yang dirancang oleh manajemen atas dengan cara mengendalikan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dari sasaran yang akan dicapai. Di dalam pengendalian manajemen terdapat proses yang menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh manajer. Proses pengendalian manajemen terdiri dari tahapan pembuatan program kerja (programming), penyusunan anggaran (budgeting), pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement), serta pelaporan dan analisis (reporting and analysis).

3.    Pengendalian Operasi

Pengendalian operasi (operational control) adalah sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen. Pengendalian operasi dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah. Kegiatan-kegiatan dalam manajemen tingkat atas lebih menjurus ke perencanaan jangka panjang dan penentuan-penentuan strategi. Lebih bawah tingkatannya, kegiatan manajemen lebih menjurus ke hal-hal yang sifatnya terperinci dan operasional.

B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan diambil. Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat bawah sifatnya adalah rutin dan berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programmed) atau keputusan terstruktur (structured decision). Terprogram bukan berarti keputusan yang dibuat oleh komputer melalui suatu program komputer, tetapi berupa suatu kumpulan prosedur yang dilakukan berulang-ulang. Keputusan pada tingkat yang lebih tinggi sifatnya adalah lebih tidak terprogram atau lebih tidak terstruktur. Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu sebagai berikut ini.

1.    Keputusan terprogram (programmed decision) atau keputusan terstruktur (structured decision).

2.    Keputusan setengah terprogram (semi-programmed decision) atau keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision).

3.    Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision) atau keputusan tidak terstruktur (unstructured decision).

1.    Keputusan Tidak Terstruktur

Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

2.    Keputusan Setengah Terstruktur

Keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision) adalah keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci. Contoh dari keputusan tipe ini misalnya adalah keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih. Contoh yang lainnya adalah keputusan alokasi dana promosi.

3.    Keputusan Terstruktur

Keputusan terstruktur (structured decision) adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah. Contoh dari keputusan tipe ini misalnya adalah keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang.

Tipe Keputusan Manajemen

C. PERAN MANAJEMEN

Menurut Henry Mintzberg, ahli manajemen dari Kanada, manajer mempunyai beberapa peran yang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori, yaitu peran hubungan personal (interpersonal), peran informasi (informational), dan peran keputusan (decisional). Peran interpersonal, yaitu peran hubungan personal dapat terdiri dari figur kepala (figure head), pemimpin (leader) dan sebagai penghubung (liaison). Sebagai figur kepala (figure head), manajer mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan di luar organisasi. Sebagai pemimpin (leader), manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi dan mendukung bawahan-bawahannya. Sebagai penghubung (liaison), manajer menghubungkan personal-personal di semua tingkatan manajemen.

Peran informasi (informational), yaitu peran dari manajer sebagai pusat saraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar (disseminator) informasi ke seluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dimilikinya.

Peran keputusan (decisional) yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entrepreneur, sebagai orang yang menangani gangguan (disturbance handler), sebagai orang yang mengalokasikan sumber-sumber daya (resource allocator) organisasi dan sebagai negosiator (negotiator) jika terjadi konflik di dalam organisasi.

Untuk menjalankan peranannya, manajer-manajer di organisasi membutuhkan sistem informasi. Sistem-sistem informasi ini dapat digunakan oleh manajer-manajer untuk mendukung kegiatan dan perannya.

D. GAYA KOGNITIF PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan bukan proses satu aktivitas saja, tetapi melewati beberapa aktivitas. Herbert Simon, ahli kognitif pemenang nobel, memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan, yaitu intelligence, design, choice dan implementation. Tahap pertama, yaitu intelligence adalah tahap pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahannya. Pada tahap pertama ini, informasi yang dikumpulkan dapat diperoleh dari sistem informasi manajemen. Tahap kedua, yaitu design adalah tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif-alternatif pemecahan masalah. Tahap kedua ini dapat dilakukan dengan menggunakan decision

support system yang memberikan banyak alternatif pilihan solusi yang dapat dipilih. Tahap ketiga, yaitu choice adalah tahap memilih solusi dari alternatifalternatif yang disediakan. Tahap ini juga dapat dilakukan dengan memilih alternatif-alternatif solusi yang disediakan oleh decision support system. Tahap keempat yaitu implementation adalah tahap melaksanakan keputusan

dan melaporkan hasilnya.

Sistem-sistem informasi yang dapat digunakan untuk masing-masing tahap kegiatan pengambilan keputusan dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Tahapan Pengambilan Keputusan dan Sistem lnformasinya

Tahapan Pengambilan Keputusan	Sistem lnformasi
Intelligence Design Choice Implementation	Sistem informasi manajemen Decision Support System Decision Support System

Daftar Pusataka :

- Anthony, Robert, N. Dearden, John. (1980). Management Control Systems. Fourth Edition. Homewood, Illinois: Richard D. Irwin, Inc.

- Jones, Jack, William, and McLeod, Raymond, Jr. "The Structure of Executive Information System: An Exploratory Analysis," Decision Sciences 17 (Spring 1986): 220-249. 

Tweet