PENGERTIAN SISTEM

PENDEKATAN PEMAHAMAN SISTEM

        Sistem (system) dapat dijelaskan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang tepat didekati dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar.

Dengan pendekatan komponen, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh system yang dapat didekati dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem computer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.

        Kedua pendekatan ini adalah benar. Tidak ada pendekatan yang salah. Beberapa penulis memilih salah satu dari pendekatan ini untuk memudahkan menggambarkan sebuah sistem. Suatu sistem sebenarnya terdiri dari dua bagian, yaitu struktur dan proses.

Struktur adalah komponen dari system tersebut dan proses adalah prosedurnya. Kedua pendekatan tersebut hanya mengambil satu aspek dari sistem saja untuk menjelaskannya dari sudut pandangan aspek tersebut. Untuk sistem yang lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan sistem tersebut. Untuk sistem yang fisiknya lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas digunakan untuk menggambarkan sistemnya.

DEFINISI SISTEM

        Sistem yang didefinisikan sebagai kumpulan dari struktur bukan berarti sistem tersebut tidak mempunyai proses. Sistem ini tetap mempunyai proses, tetapi strukturnya dianggap lebih dominan dan lebih ditekankan dari prosesnya. Sistem yang strukturnya lebih dominan dari prosesnya adalah sistem fisik. Sebaliknya, beberapa definisi sistem hanya menyebutkan suatu sistem merupakan kumpulan dari proses saja. Sistem ini tetap mempunyai struktur, tetapi prosesnya dianggap lebih dominan dan lebih ditekankan dari strukturnya. Sistem yang prosesnya lebih dominan dari struktumya adalah sistem prosedural.

        Struktur dari suatu sistem disebut juga dengan nama lainnya komponen, subsistem, elemen, dan blok bangunan. Berikut ini adalah contoh dari beberapa definisi sistem yang menekankan pada struktur, elemen atau blok bangunannya.

1.     Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal) yang sama (Moscove dan Simkin, 1984).

2.             Suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran (objectives) tertentu, suatu sistem menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi di antara komponen-komponen di dalam sistem dan di antara lingkungannya (Wu, 1984).

3.             Suatu sistem adalah sebagai suatu kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk suatu kesatuan dan keutuhan yang kompleks di dalam tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum (Nash dan Roberts, 1984).

4.     Suatu sistem adalah sebagai kumpulan interaksi dari komponenkomponen yang beroperasi di dalam suatu batas sistem. Batas system akan menyaring tipe dan tingkat arus dari input serta output di antara sistem dengan lingkungannya (Hicks, Jr. dan Leininger, 1986).

5.             Suatu sistem adalah suatu kumpulan dari bagian-bagian yang ditata, berinteraksi bersama-sama untuk melakukan suatu fungsi (Blissmer, 1985).

     Beberapa definisi sistem lainnya menekankan pada kumpulan dari proses. Proses dari suatu sistem disebut juga dengan nama lain siklus, dan prosedur. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur ini lebih menekankan pada urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Fitz Gerald, et al. (1984) sebagai urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when)

dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya.

KARAKTERISTIK SISTEM

    Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (inteiface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

Karakteristik Suatu Sistem

1.     Komponen Sistem

    Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistemsubsistem.

Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistemsubsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya. Subsistem-subsistem dalam suatu sis tern tidak dapat berdiri lepas sendirisendiri. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated). Umumnya sistem yang luas terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem yang lebih kecil dapat terdiri dari subsistem-subsistem lagi atau terdiri dari komponenkomponen. Integrasi dari sistem dicapai dari interaksi antara komponenkomponennya dan dengan subsistem-subsistem yang lainnya.

    Di sistem akuntansi terdapat subsistem-subsistem yang telah disebutkan di atas dan untuk masing-masing subsistem kemungkinan terdapat subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdapat elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem tersebut. Komponen-komponen dari sistem akuntansi manual dapat terdiri dari dokumen-dokumen dasar sebagai komponen masukan, catatan-catatan seperti misalnya buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo serta peralatan-peralatannya merupakan komponenkomponen pengolah dan laporan-laporan keuangan, misalnya neraca, laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, laporan laba yang ditahan, serta laporan-laporan lainnya merupakan komponen keluaran. Selain elemen-elemen dari sistem tersebut harus berinteraksi, sistem akuntansi sebagai subsistem dari sistem bisnis harus dapat berintegrasi dengan subsistem-subsistem lainnya. Integrasi ini dapat dilakukan dengan diterapkan prosedur-prosedur. Sebagai ilustrasi, dokumen dasar yang berisi data transaksi merupakan komponen masukan untuk sistem akuntansi. Dokumen dasar tersebut umumnya berasal dari subsistem yang lainnya dalam sistem bisnis, dapat dari subsistem penjualan, subsistem produksi, subsistem personalia. Arus dokumen dari subsistem yang lain ke subsistem akuntansi melalui suatu prosedur sehingga didapatkan integrasi dengan subsistem-subsistem yang lainnya.

Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan suprasistem. Misalnya, suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar disebut dengan suprasistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga hila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem maka perusahaan adalah suprasistem dan industri adalah supra dari suprasistem.

Subsistem, Sistem, dan Suprasistem

1.     Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luamya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sis tern menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sis tern tersebut.

2.     Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari system yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

3.     Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

4.     Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contob, di dalam system komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

5.     Keluaran Sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem. Misalnya, untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

6.     Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

7.     Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dibubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Apabila merupakan suatu sistem utama, misalnya sistem bisnis maka istilab goal lebih tepat diterapkan. untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi, tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem tersebut.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu system dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya (perbedaan tujuan dan sasaran.

KLASIFIKASI SISTEM

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, di antaranya adalah sebagai berikut ini.

1.     Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya, sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya, system komputer, sistem akuntansi, sistem produksi.

2.     Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terj adi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya, sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan manmachine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh manmachine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3.     Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. lnteraksi di antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem computer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.     Sistem diklasifikasikan sebagai sis tern tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoretis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada system yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup ). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Oleh karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luamya maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.

Gambar berikut menunjukkan sistem yang terbuka untuk system pengendalian persediaan.

Sistem Relatif Tertutup Pengendalian Persediaan

Dalam sistem yang relatif tertutup, proses komputer secara otomatis yang akan menyeleksi barang manakah yang harus dipesan kembali tanpa turut campur tangan manusia.

PENGENDALIAN SISTEM

Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup, supaya sistem dapat terus melangsungkan hidupnya maka sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control system),

pengendalian umpan maju (feed forward control system) dan pengendalian pencegahan (preventive control system).

1.     Sistem Pengendalian Umpan Balik

Bentuk dasar dari sistem yang sederhana terdiri dari masukan, pengolah dan keluaran yang tidak menyediakan suatu sistem pengendalian.

Bentuk Dasar Suatu Sistem

Untuk maksud pengendalian, dapat ditambahkan suatu system pengendalian umpan balik sebagai berikut ini.

sistem dengan sistem pengendalian umpan balik

Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan-penyimpangan akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjutnya. Studi teoretis tentang sistem pengendalian umpan balik disebut dengan cybernetics. Istilah ini berasal dari bahasa Yunani, yaitu hibernates yang berarti "orang yang mengatur", penerapan suatu pengendalian dalam suatu sistem.

Sistem pengendalian umpan balik mempunyai 4 komponen dasar, yaitu sebagai berikut.

a.     Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya.

b.    Suatu sensor (censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.

c.     Suatu unit pengendali (control unit) yang membandingkan hasil ukuran sensor dengan suatu standar (standard).

d.    Suatu unit pengatur (activating unit) yang menghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukan selanjutnya.

Sistem Pengendalian Umpan Balik

Sistem pengendalian umpan balik disebut juga dengan istilah negative feedback karena hasil balik yang negatif akan dikendalikan supaya rnenjadi baik untuk masukan proses selanjutnya. Contoh yang paling umurn dari sistem pengendalian umpan balik adalah sistem thermostat di dalam alat pendingin (air conditioner). Kondisi temperatur yang dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh suatu sensor dan dibandingkan dengan standar temperatur yang tidak menyebabkan ruangan menjadi lembab. Apabila temperatur terlalu dingin maka tungku pemanas (furnace) sebagai unit pengatur dalam thermostat akan dihidupkan. Apabila temperatur terlalu panas rnaka tungku akan dimatikan dan alat pendingin akan bekerja kembali. Seandainya alat pendingin tidak mempunyai pengendalian ini maka ruangan akan menjadi lernbab dan tujuan dari alat pendingin tersebut tidak akan tercapai.

Sistem akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting system) merupakan penerapan dari sistem pengendalian umpan balik dalarn system akuntansi. Sistem akuntansi pertanggungjawaban dapat berupa pusat biaya (cost centre), pusat laba (profit centre) dan pusat investasi (investment centre). Pada pusat biaya misalnya, biaya-biaya yang dapat dikendalikan (controllable cost) dikendalikan dengan suatu anggaran yang sudah disusun.

Realisasi dari suatu biaya yang dikendalikan hila melebihi anggaran (unfavorable) akan dianalisis penyebabnya dan akan diperbaiki untuk masukan selanjutnya sehingga diharapkan biaya yang terjadi dapat diminimumkan.

1.     Sistem Pengendalian Umpan Maju

Sistem pengendalian umpan maju (feed forward control system) disebut juga dengan istilah positive feedback (umpan balik positif). Positive feedback mencoba mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem pengendalian umpan maju ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik. Di dalam system pengendalian umpan balik, pengendalian dilakukan setelah keluaran dihasilkan. Pengendalian seperti ini dianggap mempunyai kelemahan bilamana penyimpangan dari keluaran dengan standar sangat besar. Padahal keluaran ini merupakan hasil yang sudah terlanjur terjadi dan dapat mengakibatkan hal yang sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hasil balik yang baik atau positif merupakan konsep dari system pengendalian umpan maju sehingga untuk hal-hal yang dianggap dapat terjadi penyimpangan yang besar dan tidak boleh terjadi, dilakukan pengendalian umpan maju. Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Selama proses terjadi di dalam sistem, selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi apabila mulai terjadi penyimpangan sebelum terlanjur fatal pada keluarannya.

2.     Sistem Pengendalian Pencegahan

Kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya dan sistem pengendalian umpan rnaju mengendalikan prosesnya maka system pengendalian pencegahan mencoba untuk mengendalikan sistem di muka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan untuk masuk ke dalam sistem.

Daftar Pustaka :

- Blissmer, Robert H. (1986). Computer Annual. New York: John Wiley & Sons, Inc.

Burch, John; Grudnitski, Gary. (1986). Information Systems Theory and Practice. Fourth Edition. New York: John Wiley & Sons.

- Hartono, Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi. Edisi 3. Yogyakarta: Penerbit Andi.

- Hick Jr., James 0; Leininger, Wayne E. (1981). Accounting Information Systems. St. Paul, Minnesota: West Publishing Co.

- Moscove, Stephen A.; Simkin, Mark G. (1984). Accounting Information Systems Concepts and Practice for Effective Decision Making. Second Edition. New York: John Wiley & Sons.

- Nash, John F.; Roberts, Martin B. (1984). Accounting Information Systems. First Edition. New York: Macmillan Publishing Company.

- Wu, Frederick H. (1984). Accounting Information System Theory and Practice. Tokyo: McGraw-Hill Book Company Japan. International Student Edition. 

Tweet