Blog Ekonomi, Akuntansi & Manajemen

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

Sistem pemrosesan data elektronik memiliki tiga komponen sistem yang baku, yaitu :

A.      SISTEM MASUKAN

1.       Sistem - Sistem Masukan Tanpa Kertas

Sistem – sistem  masukan tanpa kertas, kadang disebut juga system masukan on-line. Transaksi – transaksi dimasukkan secara langsung ke dalam jaringan computer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi. Komputer secara otomatis akan menghasilkan transaksi dan memprosesnya tanpa intervensi manusia.

        Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adalah ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Dalam sistem masukan masukan tanpa kertas, fungsi – fungsi penyiapan dokumen sumber dan masukan data dilakukan oleh satu orang. Oleh karena itu, konsentrasi fungsi – fungsi  dalam masukan data tanpa kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas..

Ketiadaan pengendalian intern berdasar kertas dapat diatasi dengan menggunakan log transaksi. Log transaksi atau register transaksi dibuat dengan logging atas seluruh masukan ke file khusus yang secara otomatis membuat tags untuk mengidentifikasi transaksi. Log transaksi juga merupakan pendukung penting, seperti halnya sumber bagi total pengendalian.

2.       Masukan Tanpa Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia

Transaksi – transaksi dengan sistem masukan tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan :

a.       Entri Data dan Edit Data

Dalam sistem masukan tanpa kertas, pengeditan data program secara lengkap sering kali dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau kemudian. Jika sudah diproses, tambahan pengeditan data harus dilakukan.

b.      Transfer ke Sistem Aplikasi Komputer Pusat

Dalam sistem tanpa kertas terpusat, transaksi – transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke komputer pusat melalui beberapa jenis terminal data yang berkaitan. Dalam sistem terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi dimasukkan ke satu komputer dan kemudian ke komputer lain untuk pemrosesan segera atau kemudian.

Contoh : Barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin.

B.      SISTEM PEMROSESAN

1.       Sistem Pemrosesan Berdasar Kertas

Sistem pemrosesan pada dasarnya adalah seluruh sistem berdasar kertas untuk memproses transaksi yang berorientasi batch.

Contoh : Laporan absensi karyawan digunakan untuk pembayaran gaji karyawan

a.       Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan

Mencakup tahap – tahap berikut ini :

·         Penyiapan file transaksi

·         Pemutakhiran file induk

·         Pemutakhiran buku besar

·         Penyiapan laporan buku besar

Contoh : Transaksi – transaksi penjualan yang dihasilkan oleh sistem aplikasi order penjualan dalam siklus pendapatan dan transksi – transaksi penggajian dihasilkan dari sistem aplikasi.

b.      Pemrosesan Batch dengan Pemutakhiran File Akses Random

Pemutakhiran file akses random lebih mudah dilakukan dibandingkan dengan pemutakhiran akses sekuensial. Dengan pemutakhiran file akses random sudah tidak perlu menyortir file transaksi ke pesan yang sama di file master, dan tidak perlu pula untuk membuat file induk baru.

2.       Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Dalam sistem pemrosesan tanpa kertas, baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu, kadang – kadang disebut on-line real-time processing, transaksi – transaksi diproses pada saat dimasukkan ke dalam sistem.

C.      SISTEM KELUARAN

Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas, atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas dan berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses random, sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi.

                Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai. Distribusi keluaran harus dikendalikan untuk meminimalkan akses tidak sah terhadap data – data penting. Distribusi keluaran dikendalikan melalui dokumentasi dan penyeliaan. Umumnya, register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan.

Contoh : Hasil cetak keluaran file stock barang supermarket untuk melihat jumlah – jumlah barang dagangan di supermarket.

Hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual

Daftar Pustaka :

- Hartono, Jogiyanto. (2007). Sistem Informasi Strategik. Edisi 2. Yogyakarta: Penerbit Andi.

- Hartono, Jogiyanto. (2007). Sistem Informasi Strategik. Edisi 3. Yogyakarta: Penerbit Andi.

 

Tweet